تكتيك وضع ملاحظات الاجتماعات في العمل مع الذكاء الاصطناعي

حل مشكلة الاجتماعات عن بُعد

عندما كان نيك نيكولاييف طفلاً صغيرًا في أوكرانيا، قام ببناء آلة بسيطة للتعلم الذاتي باستخدام علب الثقاب والخرز الملون. كان نيكولاييف واحدًا من العديد من هواة علوم الحاسوب الناشئين الذين وجدوا الإلهام في كتب مارتن غاردنر، عالم الرياضيات الأمريكي الذي كان بارعًا في إدخال المرح في عالم الأرقام. 

ويوضح قائلاً: "في النهاية يتعلم في النهاية التركيبة الرابحة ويبدأ في اللعب بشكل مثالي". ومن خلال محادثاته مع زملائه في Tactiq، اكتشف أن العديد منهم كانوا مفتونين بنفس القدر بالكتاب نفسه. 

تأسست Tactiq في أستراليا عام 2020 على يد نيكولاييف وكسينيا سفيتشنيكوفا. عملت سابقًا في شركة Atlassian وأصبحت مهتمة بكيفية جعل اجتماعات الشركة العديدة أكثر كفاءة. 

عمل في حلول إنتاجية تكنولوجيا المعلومات في أوروبا والولايات المتحدة وأستراليا. كان مهتمًا بتقنية تحويل الكلام إلى نص، وعلى دراية بالتحديات المتعلقة بالاجتماعات عن بُعد. كيف يمكنك التقاط المعلومات ومشاركتها بأكثر الطرق فائدة؟

كان لدى الشركات الكبرى وبعض الصناعات مدونون مخصصون لتدوين الملاحظات في الاجتماعات. ولكن كان على الجميع أن يتدبروا أمورهم بأنفسهم، حيث كانوا مجبرين على محاولة التركيز على المحادثة مع محاولة تسجيل أبرز نقاطها. 

أضف إلى ذلك حقيقة أن جميع المشاركين يتذكرون نفس الاجتماع بطريقة مختلفة قليلاً، ويمكن أن ينهار التواصل بسرعة.  

الإمكانات الهائلة للذكاء الاصطناعي

رأى نيكولاييف وسفيتشنيكوفا أن هناك "إمكانات هائلة" لتحرير المشاركين للتركيز على الاجتماع نفسه، وإنشاء مصدر واحد للحقيقة. ولكن الأهم من ذلك، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يجعل الاجتماع أكثر فائدة، من خلال استخلاص النقاط الرئيسية وعناصر العمل.  

"ويوضح قائلاً: "لا يتعلق الأمر بالنسخة. "النص هو سلعة. المحادثة هي مصدر للمعرفة، فكيف ننتقل من المعرفة الضمنية إلى المعرفة الصريحة وغير المنظمة إلى المعرفة المنظمة؟

Tactiq هو إضافة إلى Google Meet أو Zoom أو Microsoft Teams. وهو يوفر نصاً كاملاً، ولكن الأهم من ذلك أنه يوفر ملخصات مفصلة مع الطوابع الزمنية ذات الصلة، وحتى الاستنتاجات والنتائج الرئيسية.  

وقد قام سفيتشنيكوفا، الذي يصفه بـ "الإنسان الخارق"، بتصميم نموذج أولي وبرمجة التطبيق في غضون أسابيع قليلة. واليوم، تقوم شركة Tactiq بنسخ ومعالجة مليوني اجتماع شهرياً، وتُستخدم في شركات رائدة بما في ذلك Fortune 500 و ASX50. وفي أكتوبر الماضي، حصلت الشركة على تمويل بقيمة 10 ملايين دولار أمريكي من Flashpoint Ventures، بمشاركة من Mucker Capital وAntler Elevate وAntler في سيدني.

إن قوة الذكاء الاصطناعي ووتيرة تطوره جزء من قصة النجاح هذه. لكن الجزء الآخر هو جائحة كوفيد-19 وتأثيرها الهائل والمفاجئ على طريقة عملنا جميعاً. أصبحت الاجتماعات عن بُعد هي القاعدة بين عشية وضحاها. 

يقول نيكولاييف: "لقد كانت جائحة كوفيد عامل تسريع". "إن التكنولوجيا هي وظيفة تدريجية، ولكن يجب أن يكون هناك أيضًا جزء سلوكي من المعادلة، بعض التغيير الذي يمكّن الناس من إدراك نوع جديد من السلوكيات على أنه أمر طبيعي." 

النمو السريع

لا يساعد برنامج Tactiq الشركات على التواصل بشكل أكثر فعالية وكفاءة فحسب. كما أنها تجعل الاجتماعات أكثر سهولة للأشخاص ذوي التنوع العصبي والأشخاص الذين يتحدثون لغات مختلفة.

وقد وصل عدد مستخدميها إلى 10,000 مستخدم في غضون بضعة أشهر، ويقول نيكولاييف إن نموها المبكر كان بسبب "الكثير من الأشياء الصغيرة التي تمت بطريقة غير فعالة للغاية". كان المؤسسان المشاركان يقضيان ساعات على تويتر وريديت ويوتيوب، ويضيفان التعليقات على المواضيع ومقاطع الفيديو ذات الصلة للترويج لأداتهما الجديدة.

وباعتبارها شركة نمو يقودها المنتج، فقد ركزوا على فهم المستخدمين وتحسين المنتج والتفاعل مع المجتمع. كما استفادوا أيضاً من الفهم العميق والدقيق لتحسين محركات البحث.  

يقول نيكولاييف: "هناك دائمًا إغراء بوجود طريق مختصر". "لكن كل جهودنا كانت تتمحور حول النمو العضوي. لم يكن لدينا أي تسويق مدفوع لعدة سنوات، وكان ذلك عن قصد."

عندما انتقلوا إلى الترويج المدفوع، وجدوا أن تيك توك كانت قناة قوية للغاية. 

من أجل إطلاق امتداد كروم الجديد، اكتسبت الشركة أكثر من 150,000 مستخدم جديد من خلال استثمار 1820 دولارًا فقط في المؤثرين. ركزت مقاطع الفيديو الأفضل أداءً على حل مشاكل محددة - مثل كثرة الاجتماعات - لشخصيات محددة، مثل مديري المنتجات. 

ولكن كانت هناك عواقب غير مقصودة أيضاً. فقد شاهد أحد منشئي TikTok في المكسيك أحد الفيديوهات التعاونية المدفوعة، وصنع فيديو خاصاً به، وانتشر هذا الفيديو في أمريكا اللاتينية، وحقق آلاف الاشتراكات الجديدة. مشكلة واحدة - لم يكن امتداد كروم يدعم اللغة الإسبانية، لذلك انهالت تذاكر الدعم.   

لقد كان حادثاً مرهقاً، ولكنه كان أيضاً تجربة تعليمية جيدة للمؤسسين المشاركين، الذين طبقوا تدقيقاً أكثر صرامة في المخاطر حول عملية اتخاذ القرار.   

يقول نيكولاييف: "عليك أن تهندس المؤسسة بنفس الطريقة التي تهندس بها منتجك". وهذا ينطبق على توظيف المواهب الجديدة، وبناء الثقافة الصحيحة القائمة على الأداء. 

إنهم يعتمدون على أطر العمل الخاصة بالشركة بأكملها - مثل إطار عمل دورة الحياة التنظيمية من أديزيس - وللأفراد، باستخدام إطار عمل روبرت كيغان التنموي البنائي، ورسم خرائط السمات الشخصية باستخدام إطار عمل Big5 OCEAN. 

وعلى الرغم من ذلك، يؤكد نيكولاييف على أن هذه الأدوات تُستخدم "كأدوات لتجهيز هياكل التفكير، وليس كتعليمات خطوة بخطوة". 

يعد تحديد كيفية تطور الأدوار الفردية أمرًا مهمًا بشكل خاص في عصر يعتمد على الذكاء الاصطناعي، حيث وتيرة التغيير سريعة جدًا. 

يقول نيكولاييف إن الشركات تحتاج إلى خصائص مختلفة - ريادي، إداري، منتج - لمراحل مختلفة من دورة حياة المؤسسة.

فهم لا يفكرون كثيرًا ليس فقط في كيفية مساهمة شخص ما الآن، "ولكن أيضًا كيف سيكون هذا الشخص قادرًا على دعم خطط النمو خلال الأشهر الستة و12 و24 شهرًا القادمة."

كما يحتاجون أيضًا إلى أشخاص يمكنهم التبديل بين عقلية بدء التشغيل المتمثلة في اختبار الفرضية-التعلم، والمجالات الأكثر استقرارًا، حيث "الهدف الرئيسي هو عدم تحطيم الأشياء". 

يقول نيكولاييف: "هذا يضاعف مستوى التعقيد في التوظيف".  

وباعتبارهما مؤسسين مشاركين، يجب عليهما أيضاً تكييف نهج قيادتهما من فريق إلى آخر عبر فريق العمل المكون من 24 موظفاً، ودعم النمو السنوي الذي يبلغ 3 أضعاف.

ويقول: "هناك أجزاء مختلفة من المنظمة على مستويات مختلفة من النضج". "والمشكلة الأكبر هي أن النطاق يصبح أوسع وأوسع."

البناء مع قرن الوعل 

شارك تاكتيك في برنامج Antler Residency في سيدني عام 2020. يقول نيكولاييف إنه وسفيتشنيكوفا كانا قد سمعا بشكل منفصل أشياء جيدة عن البرنامج. "كان الأمر مفيدًا للغاية لأننا كنا نحصل على مراجع جيدة بالتوازي ومن اتجاهات مختلفة."

فقد رأوا في أنتلر فلسفة "مشابهة جداً" لفلسفتهم، وإيماناً مشتركاً بالأفكار وفرق العمل "غير التقليدية". كما يشيد نيكولاييف بالطبيعة التكرارية لبرنامج Antler، وقدرته على التغيير بما يتماشى مع السوق والتكنولوجيا الجديدة والثقافة. 

وقد أدى العمل مع Antler إلى تطوير فهم Tactiq لعقلية مستثمري رأس المال المخاطر، والتي يرى نيكولاييف أن بعض أقرانه يعانون منها أثناء انتقالهم خلال جولات التمويل. 

يقول نيكولاييف: "لقد كان منحنى تعليمي جيد - لا ينبغي أن يكون هناك أي توقعات خاطئة بشأن هذا النوع من التعاون". "ثم يصبح الأمر فعالاً للغاية وموجهاً نحو تحقيق النتائج. فمجموعات مهاراتنا المتداخلة تحقق نتائج مفيدة للطرفين."   

كما يثمن مكانة آنتلر الدولية. 

"لديهم دور فعال للغاية في دعم الشركات في جميع أنحاء العالم. وهذا يمنحهم نوعاً مختلفاً من الإيمان بما هو ممكن في مناطق جغرافية مختلفة."